Wskaźniki KPI, z angielskiego Key Performance Indicators, to kluczowe narzędzie wykorzystywane przez świadome przedsiębiorstwa do pomiaru i oceny efektywności realizacji założonych celów biznesowych. Stanowią one zbiór miar, które pozwalają na monitorowanie poszczególnych elementów działalności przedsiębiorstwa i zestawianie ich z ustalonymi wcześniej założeniami.

Najłatwiej będzie zrozumieć to pojęcie na kilku prostych przykładach. Firmy, w ramach KPI, bardzo często śledzą:

• Wzrost przychodu - o ile procent wzrosły generowane przychody w aktualnym kwartale, w porównaniu z wynikiem osiągniętym w tym poprzednim.
• Współczynnik konwersji kampanii marketingowej - procent odbiorców reklamy (banera/artykułu sponsorowanego), którzy zdecydowali się na kontakt z firmą.
• Poziom zadowolenia pracowników - na podstawie przeprowadzanych ankiet, można śledzić poziom satysfakcji pracowników, tak by uniknąć utraty wiedzy w firmie.
• Wskaźnik zwrotu inwestycji (ROI) - wskaźnik dotyczący efektywności inwestycji. Zyski przedstawione w relacji do poniesionych kosztów.

Te cztery przykłady pokazują, jak wskaźniki KPI mogą być skoncentrowane na różnych obszarach działalności firmy, od finansów po marketing i zarządzanie zasobami ludzkimi. Istotne jest, aby wskaźniki KPI były dobrze dopasowane do celów i strategii firmy, aby efektywnie monitorować postępy i podejmować decyzje biznesowe. Krótko mówiąc, KPI może mierzyć dowolną wielkość, którą zarząd uzna za istotną z punktu widzenia działalności przedsiębiorstwa.

KPI pełnią w przedsiębiorstwach trzy kluczowe role:

• Mierniki osiągnięć w stosunku do założonych celów biznesowych. Są one używane do oceny ogólnej wydajności firmy w danym okresie czasu. Poprzez monitorowanie wskaźników KPI, menedżerowie i decydenci otrzymują klarowny obraz, czy firma osiągnęła zamierzone cele czy też wymaga dostosowania strategii.
• Narzędzia diagnostyczne (identyfikacja obszarów wymagających poprawy). Analiza wskaźników KPI może pomóc w zidentyfikowaniu potencjalnych problemów lub niedociągnięć w procesach biznesowych. Dzięki temu menedżerowie mogą podejmować skuteczne działania, dążące do zwiększenia efektywności firmy.
• Narzędzie motywacyjne. Śledzenie postępów i osiągnięć poprzez wskaźniki KPI jest źródłem motywacji dla pracowników. Zachęca do dążenia do lepszych wyników i zaangażowania w realizację celów organizacji. Odpowiednio kształtowane mogą stanowić bodziec, na przykład po przez wprowadzenie elementów konkurencji między przedstawicielami.

O ile dostęp do podsumowania działalności jest istotnym elementem w firmie, o tyle prawdziwą wartość wskaźniki KPI ujawniają w momencie, gdy na ich podstawie zarząd jest w stanie opierać swoje decyzje. Doskonalenie i optymalizacja procesów, reakcja na zmienne warunki rynkowe czy wczesne wykrywanie zagrożeń to tylko niektóre z korzyści wynikających z prawidłowego wykorzystania KPI.

Wiele firm korzysta ze wskaźników KPI do podsumowywania prowadzonej działalności. Nie jest to błędem, ale nie jest to także rozwiązanie optymalne. Przykładowo, przeglądanie uaktualnionych wskaźników raz na kwartał daje zarządzającym pewien ogląd na jego przebieg, jednak ogranicza wiele możliwości, ze względu na to, że dany kwartał jest już zakończony. Zbliża się następny, jednak dane o nim również spłyną do zarządzających post-factum. Rozwiązaniem, do którego powinny dążyć przedsiębiorstwa jest dostęp do wskaźników KPI w czasie rzeczywistym. Może być to utrudnione ze względu na konieczność budowy “strumienia danych”, który pozwoliłby na codzienne odświeżanie wartości wskaźników, jednak takie podejście otwiera wiele drzwi: od elastycznego podejmowania decyzji, poprzez wyciąganie wniosków i analizę przyczynowości w czasie rzeczywistym, aż po rozbudowane prognozowanie. Dzięki takiemu rozwiązaniu firmy mogą świadomie kształtować wyniki, a nie traktować je jako dane.

Ogółem rzecz ujmując, wskaźniki KPI stanowią nieodłączny element skutecznego zarządzania w biznesie, umożliwiając firmom monitorowanie wydajności, podejmowanie trafnych decyzji czy motywowanie zespołów. Przekonuje się o tym coraz więcej firm, które w dobie nieustającej digitalizacji coraz częściej rozumieją przewagę jaką daje prawidłowe oparcie decyzji o wskaźniki i dane.