Excel jest jednym z najpopularniejszych i najbardziej podstawowych narzędzi biznesowych. Wykorzystywany jest prawie w każdej firmie, niezależnie od branży, wielkości, czy zakresu działalności. Mimo tego, że wiele procesów w codziennej pracy z Excelem ma bardzo powtarzalny charakter niewiele firm zastanawia się nad usprawnieniem tego procesu. Ręczne operacje w Excelu są czasochłonne i podatne na błędy. Automatyzacja procesów w Excelu jest jedną z najprostszych metod do zwiększenia efektywności przedsiębiorstwa, gdyż prowadzi do znacznego obniżenia kosztów prowadzenia działalności. Zadania w Excelu, które wymagały kilku godzin codziennej pracy, mogą zostać wykonane jednym kliknięciem.

Polecaną przeze mnie opcją jest wykorzystanie języka programowania: Python. Dlaczego? Jest to wszechstronne narzędzie, dające bardzo duży wachlarz zastosowań. Jest bardzo chętnie wykorzystywane przez większość profesjonalistów związanych z Data. Od pracy z Excelem począwszy, poprzez analitykę danych, aż po budowę zaawansowanych modeli Machine Learning. A to tylko kilka przykładowych zastosowań. Co więcej Python jest jednym z najłatwiejszych języków programowania, co oznacza, że Twoja droga do automatyzacji Excela nie będzie liczona w latach, a w tygodniach.

Visual Basic for Applications (VBA) to zintegrowane z pakietem Office narzędzie od firmy Microsoft, które pozwala na bezpośrednią manipulację arkuszami, komórkami oraz formułami Excelowymi bez potrzeby instalowania innych zewnętrznych narzędzi i bibliotek. Jest to rozwiązanie dobre do prostych zadań, niewymagających implementowania złożonych procesów. Jeśli znasz to narzędzie i jest ono wystarczające dla potrzeb Twojej organizacji to jak najbardziej korzystaj z niego. W którymś momencie, może się jednak okazać, że jego ograniczone funkcjonalności i stosunkowo niewielka społeczność (co za tym idzie dostępność zasobów edukacyjnych) sprawią, że sięgniesz do Pythona jako docelowego narzędzia do automatyzacji procesów w Excel.

• Poświęć chwilę na naukę podstaw pythona. Nie potrzebujesz przeznaczać na to dużo czasu, ale w którymś momencie na pewno ułatwi Ci to dalszą pracę.
• Zapoznaj się z bibliotekami przeznaczonymi do pracy z Excel: `openpyxl`, `pandas`, `xlwings` czy `pywin32` (na starcie skup się na dwóch pierwszych - w zupełności wystarczą).
• Baw się, rozwijaj i automatyzuj żmudne zadania!

openpyxl jest jedną z najpopularniejszych bibliotek do pracy z plikami Excel. Pozwala na tworzenie nowych plików, modyfikację istniejących oraz odczytywanie danych. Przykładowy kod tworzący nowy plik Excel z openpyxl wygląda następująco:

                                import openpyxl

                                wb = openpyxl.Workbook()
                                ws = wb.active

                                ws['A1'] = 'Hello'
                                ws['B1'] = 'World'

                                wb.save("przykladowy_arkusz.xlsx")
                            

pandas to potężne narzędzie do analizy danych, które świetnie nadaje się również do współpracy z Excelem. Umożliwia szybkie i efektywne przetwarzanie dużych zbiorów danych. Zapoznasz się z pojęciem DataFrame, Series oraz wielu innych. Czas poświęcony na naukę pandas z pewnością zaowocuje w przyszłości, gdyż jest to najbardziej rozpowszechnione biblioteka związana z analizą danych. Jej możliwości wykraczają daleko poza pracę z plikami Excel. Oto przykład wykorzystania pandas do odczytu i zapisu pliku Excel:

                                import pandas as pd

                                df = pd.read_excel('przykladowy_plik_excel.xlsx')

                                df['kolumna1'] = df['kolumna1'] * 2

                                df.to_excel('przykladowy_plik_excel.xlsx', index=False)
                            

Co istotne, w przeciwieństwie do openpyxl, pandas nie pracuje bezpośrednio na wskazanym arkuszu danych Excel, a jedynie wczytuje i zapisuje do niego dane. Wszystko co wykonane jest pomiędzy, na przykład obliczenia, robione jest poziomie Python.

Jeśli zadanie to wydaje się dla Ciebie za trudne, najlepiej jest powierzyć je w ręce specjalistów. Pierwszą możliwością jest zatrudnienie osoby, która ma odpowiednie umiejętności i będzie w stanie zaimplementować takie rozwiązanie w firmie. Niezależnie od doświadczenia i wiedzy kandydata, proces ten może nie być szybki ze względu na trudności wielu firm z zatrudnieniem pracowników związanych z branżą IT. Znacznie lepszym wyborem jest znalezienie firmy, która świadczy usługi związane z automatyzacją procesów i powierzenie im swoich bolączek w codziennej pracy z Excelem.

Niezależnie od wybranego narzędzia, automatyzacja pracy z Excel to słuszna droga dla każdego biznesu, który pragnie pozostać efektywny. Dzięki niej możliwe jest znaczące zwiększenie wydajności pracy, redukcja ryzyka pojawienia się błędów oraz oszczędność czasu, a co za tym idzie również pieniędzy. W świecie, gdzie dane odgrywają kluczową rolę, umiejętność efektywnego zarządzania nimi jest bezcenna i może stanowić czynnik decydujący o sukcesie przedsiębiorstwa.